Her er en kort innføring i hvordan journalister som er interessert i å søke på elektroniske postjournaler, kan gå frem.

God nyhetsjakt!

Gå inn på følgende område (som du deretter legger på ditt bokmerkeområde):

http://www2.interpost.no/journal/sisok.html

Du får beskjed om å fylle ut username og password.

Du kan i utgangspunktet søke etter journalposter på to måter:

a) Søk etter spesielle stikkord/temaer
-da må du angi hvilke departementer du vil søke i, for hvilken søke periode du vil søke, og hvilket søkeord du vil benytte.

b) Bla kronologisk gjennom de siste journalførte sakene til de enkelte etatene (se nederst på søkesiden).
Her er noen konkrete tips for hvordan du kan gå frem, og hva du kan søke etter:

Søk etter konkrete stikkord, dvs. saker hvor det ligger fakta.

For eks: rapport, evaulering, forslag, statistikk, tiltak, klage, vedtak, utredning, innspill, notat, revisjon, misligheter, kritikk. Bruk gjerne stjernetegnet (*) i slutten av søkeordet, da søker du på ordstammen.

Eksempel på søk:
"mislig*"

(Da søker du på alle journalposter som har ordet "misligheter" i journalføringen. Husk at søket ikke omfatter hele dokumentet, men bare det som står i journalen, dvs. tittel, avsender, og en kort linje med oppsummering av dokumentinnholdet.)

Se etter nye dokumentmapper, dvs. brev med dokumentnummer 001. (DOKNR) Det betyr at dette er det første dokumentet i mappen - og dermed trolig en ny sak.

* JD  * Elektronisk postjournal for  Justisdepartementet - Lovavdelingen  ***
Journalnr.: 020793/99     Dato : 1999.03.16
J-dato    :
Saknr     : 99/04554      Doknr: 001
Avsender  : Barne- og familiedepartementet
Innhold (Dok): Ny angrefristlov
Gradert:                        Vedlegg:              Arkivkode: E
Hjemmel:                        Kontor : LOA/E        Behandler: EB
[Bestill]

Se etter "fremmede objekter", dvs. avsendere/mottagere som skiller seg ut fra den vanlige strømmen av brev.

Se etter "spesielle" saksbehandlere, eks.  statsrådenes initialer. Er det statsråden selv eller en toppembedsmann (dep.råd/ekspedisjonssjef) som er saksbehandler, øker sannsynelighet for at det er en sak.

Søk på spesielle seksjoner eller arkivkoder, som jobber med saker du er interessert i.
For eksempel eksportkontroll-seksjonen  eller Midt-Østen-seksjonen i Utenriksdepartementet eller barnehageseksjonen i BFD.

Skaff deg vedleggene. Det er ofte der sakens realiteter egentlig  kommer frem. Jo mindre lystne forvaltningen er på å gi deg vedleggene, jo større er sjansen for at du er på rett spor.

Mange av dokumentene du søker om innsyn i, vil ofte vise seg å være oversendelsesbrev hvor det mest spennende oversendes som vedlegg. Forlang at arkivet sender over vedlegget.

Skaff deg oversikt over alle dokumentene i saksmappen, inkludert  de dokumentene du ikke får innsyn i. Opplysninger om bl.a. avsender/mottager kan gi deg verdifulle tips til andre kilder du kan  gå til. Finn "speilbildet" i andre journaler. Dvs. sammenlign journalføringen  på samme dokument i andre organer.

Søk etter unntakshjemlene. Ha offentlighetslovens viktigste unntaksparagrafer i hodet (5, 5a, 6.1., 6.2 og 6.7). Mange av de mest spennende sakene ligger ofte i offentlighetslovens grenseland. Bestill saken, selv om den er stemplet "unntatt offentlighet". Ikke la deg skremme vekk av paragrafer.

Se etter det du ikke kan forstå, for eksempel påfallende innholdsløse brevtitler. Byråkratene vet at vi kan se journalen, og derfor prøver de ofte å gjøre titlene på brevene ekstra kjedelige for at ingen skal be om innsyn...

Forstå byråkratenes språk

Eksempelet nedenfor dreier seg for eksempel om lønnshopp til en byråkratsjef - det kalles for "kategoriplassering" på byråkratspråket:

* PSD * Elektronisk postjournal for  Arbeids- og administrasjonsdepartementet  **
Journalnr.: 002182/99     Dato : 1999.01.27
J-dato    :
Saknr     : 98/00566      Doknr: 011
Avsender  : KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENTET
SAK: Lederlønnskontrakter - KRD
Innhold (Dok): Lederlønnsordningen - Kategoriplassering

Spesialiser deg, og følg de samme journalene regelmessig.

Bestilling rutinemessig alle saker du mener er sladdet for mye i journalen.

Husk at journalbestillingen bare er første del av jobben.
Velg din egen vinkel, ikke byråkratens.

Gå rett på saksbehandleren, via arkivet, særlig hvis det er sak  som haster. Ring 22 24 90 90, og be om å bli satt over til arkivet i den aktuelle etaten/avdeling. (for eks. arkivet i politiavdelingen i Justisdepartementet, arkivet i AAD eller arkivet i Sosial- og helsedepartementet). Vis til saksnummeret i journalen, og be om å få bli satt over til saksbehandleren.

Det er en god ide å gjøre noe med saken med en gang, mens du fortsatt er tent og nysgjerrig - de fleste av oss går lei altfor fort. To dager senere kan det være for sent.

Klag hvis du får nei. Ha ditt eget ferdigskrevne klageark inne på data, slik at det går raskere (se eksempler på OJs offentlighetsprosjekt). Hvis til offentlighetslovens par. 2 (om meroffentlighetsprinsippet, som pålegger embedsverket å vurdere å gi innsyn, selv om dokumentet kan unntas offentliget) og par. 9 (som sier at klager skal behandles uten ugrunnet opphold). Husk at en klage skaper mye mer arbeid for byråkraten enn for deg. Sett det i respekt, men på en hyggelig og korrekt måte...

Følg opp klagen umiddelbart med en telefon til saksbehandler. Gjør det klart at byråkraten kan se bort fra klagen hvis du får innsyn.

Behold troen! Som journalist er du ekspert på å se om noe er en sak, i motsetning til de fleste av våre kilder. Regn med at de fleste du snakker med, særlig i forvaltningen, vil si at dette ikke er noen sak.
Selve bestillingen:
Hver gang du finner et dokument du vil be om innsyn i, peker du på "BESTILL"

Så kan du gå tilbake til journalen og søke videre. Etter hvert vil det være en lang liste av dokumenter du vil bestille.

Når du er ferdig med å søke, må du gå nederst i bestillingsfeltet og peke på "BEKREFT BESTILLING".

Da får du opp et nytt bestillingsskjema, hvor du må fylle ut navn, adresse, telefonnummer etc., slik at arkivene vet hvem som har bestilt dokumentet. Først når du har gjort dette, blir dokumentbestillingen ekspedert elektronisk.

Lykke til!!!